ما هو نظام ERP في السعودية ولماذا بدأ ينتشر في المملكة؟
تعرف على كل ما يخص نظام ERP وكيف تحدد ما إذا كنت تحتاجه أم لا
باتت الشركات تتحمل الكثير من الأعباء والمشاكل فتقع في أخطاء حسابية مرة وتنسى فواتير غير مدفوعة مرة أخرى، وتخطئ في جرد المخازن مرات عديدة… ولكن حان وقت التخلص من هذه المشاكل وغيرها في مختلف أقسام الشركة وذلك باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) Enterprise Resource Planning. ليس الجميع يعرف ما هو ERP لذلك سوف نتعرف في هذا المقال على كل ما يخص نظام ERP…
ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)؟
نظام تخطيط الموارد المؤسسية هو نظام يتكون من تطبيقات لجميع أقسام الشركة ليساعد الشركات على إنجاز العديد من المهام بشكل تلقائي بحيث يقوم الموظف بإدخال البيانات لأول مرة ثم يبدأ النظام بأتمتة باقي العمليات المطلوبة ليس فقط في قسم الموظف الذي أدخل هذه البيانات، بل أيضًا في باقي الأقسام. فعلى سبيل المثال، إذا قام أحد موظفي المبيعات بعمل عرض سعر ثم أرسله إلى العميل ووافق عليه، يقوم النظام في هذه الحالة بتحويله إلى أمر شراء لتنتقل البيانات إلى قسم المخازن لتقليص عدد الوحدات في المنتج المطلوب وفقًا للعدد المطلوب في أمر الشراء، ثم بعد ذلك يتم تحويل أمر الشراء إلى فاتورة في قسم الإدارة المالية.
من هنا نجد أهم ميزتين في نظام تخطيط الموارد المؤسسية، أما الأولى فهي أن النظام يضم أقسام الشركة بجميع مهام كل قسم، فقسم المالية يضم الفواتير والنفقات والمدفوعات وتقارير الأرباح والخسائر وقسم المبيعات يضم إدارة علاقات العملاء ونقاط البيع والمبيعات…إلخ.
أما الثانية فهي أن كل قسم لا يحتاج إدخال البيانات على حده، فالبيانات تنتشر تلقائيًا في جميع الأقسام مما يزيد من دقة البيانات لوجود مصدر واحد للبيانات لتجنب الأخطاء البشرية واختلاف البيانات بين الأقسام.
ماذا يضم نظام ERP؟
يتكون ERP من عدة تطبيقات بحيث يكون لكل قسم في الشركة تطبيق خاص بها أو أكثر كالآتي:
1– المالية: يعد قسم المالية من أكثر الأقسام التي تحتاج نظام ERP حيث يحتاج إلى دقة عالية في البيانات التي تتدفق من وإلى جميع أقسام الشركة. يساعدك تطبيق المالية على حساب الربح والخسارة بنقرة واحدة من خلال التقارير اللحظية ومتابعة الفواتير المدفوعة وغير المدفوعة وحساب المصروفات والرواتب والموافقة عليها أو رفضها.
2– المبيعات: يصمم نظام ERP عملية مبيعات كاملة لتقوم الشركة بتنفيذ حركة البيع بشكل سلس ومنظم مما يحقق رضا العميل وزيادة الأرباح وتجنب الأخطاء حيث يبدأ من جدولة أنشطة فريق المبيعات كالمتابعة مع العملاء ثم إنشاء عروض أسعار بحرفية أكثر ودقة في البيانات ثم الموافقة عليها من الإدارة وإرسالها إلى العميل. توفر أيضًا تقارير لحظية عن حركة المبيعات وأداء كل موظف مبيعات.
3- التصنيع: في ظل توجه المملكة العربية السعودية نحو التحول الرقمي، لا بد أن يشمل هذا التحول عمليات التصنيع والتي تطلب دقة عالية للالتزام بالمواصفة القياسية مهما كان نوع المنتجات المصنعة. ولذلك تشمل برامج ERP ذات الكفاءة العالية جميع العمليات والبيانات التي يحتاجها مديرو وموظفو قسم التصنيع بداية من المواد الخام وحتى تسجيل المنتج النهائي.
4– الموارد البشرية: مهما كثرت الأنظمة التكنولوجية، يظل العامل البشري من أهم عوامل نجاح أي شركة، لذا تضم أنظمة ERP عدد من التطبيقات لإدارة الموظفين حيث تقوم بإدارة رواتب الموظفين وإجازاتهم ومستحقاتهم. كما تضم أيضًا خدمات لتسهيل عملية التوظيف كإنشاء صفحة على موقع الشركة للإعلان عن الوظائف الشاغرة وجمع كل طلبات التوظيف في مكان واحد تلقائيًا.
5– المخزون: يعاني قسم المخازن من الكثير من المشكلات مثل مشكلات جرد البضائع وعجز المخازن ومن ثم عدم تحديث بيانات الكميات المتاحة مما يسبب في الموافقة على طلب بيع كميات غير متاحة في المخازن. ولذلك تم تصميم تطبيق المخازن ليعالج مثل هذه المشاكل حيث تستطيع الاطلاع على تقارير وافية لجميع المخازن بالكميات المتوفرة بها، كما يتم تحديث هذه الكميات تلقائيًا فور إتمام أي عملية بيع أو شراء وذلك بالربط مع تطبيق المبيعات والمشتريات.
6– التسويق: يوفر تطبيق التسويق في بعض أنظمة ERP جميع أنشطة التسويق التي تحتاجها مثل إطلاق حملات تسويقية عن طريق رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية للعملاء وذلك بالربط مع تطبيق إدارة علاقات العملاء CRM الذي يحتوى على بيانات العملاء مثل رقم الهاتف والبريد الإلكتروني.
هل يمكن ربط برامج ERP بأنظمة أخرى؟
لا يقتصر نظام ERP على تعامل الموظفين داخليًا فقط، بل أيضا يشمل التعامل الخارجي مع العملاء والموردين والبنوك. ويحقق ذلك من خلال مرونة ربط النظام بأدوات وأنظمة أخرى لتكتمل جميع العمليات المطلوبة سواء داخليًا أو خارجيًا من مكان واحد فقط وهو شاشة النظام:
· يتم ربط تطبيق المخازن مع شركات شحن لتختار طريقة الشحن والشركة المسؤولة بنقرة واحدة فقط من خلال النظام، من هذه الشركات: Aramex, Saudi Cargo,UPS Express
· يتم ربط تطبيق إدارة علاقات العملاء مع أدوات نقل الصوت باستعمال الانترنت VOIP وذلك لربط خدمة العملاء مع النظام.
· يتم ربط تطبيق إدارة علاقات العملاء أيضًا مع أدوات تسويقية مثل أدوات التسويق عبر البريد الالكتروني مثل: Hup-spot و Mailchimp
يسهل ذلك أنشطة التسويق الإلكتروني فبنقرة واحدة يتم نقل بيانات العملاء مثل الاسم والبريد الالكتروني ونوع صناعة الشركة من تطبيق CRM إلى أداة إرسال حملات البريد الالكتروني. تساعد مثل هذه البيانات في ارسال رسائل مخصصة لكل عميل وهو ما يسمى في علم التسويق Personalisation، وهو توجيه الرسالة باسم العميل ونوع صناعة شركة ليشعر انها موجه له فقط وليس انه مجرد اسم في قائمة عملائك.
· إذا كنت صاحب متجر إلكتروني ويحتاج عملائك إلى الدفع عبر الانترنت، يمكن ربط النظام بأنظمة الدفع عبر الانترنت مثل: Visa Card, Master Card, Paypal, Apple Pay
ما هي فوائد ERP؟
وفقًا لما سبق ذكره من تعريف لنظام ERP ومكوناته من تطبيقات، تتلخص فوائد البرنامج على المستوى العام وليس على مستوى كل تطبيق فيما يلي:
1- مكان واحد للبيانات: تستطيع متابعة جميع الأنشطة في جميع الأقسام من شاشة واحدة.
2- تقليل المخاطر: يسهل التناغم والتناسق بين الأقسام تدفق البيانات دون الحاجة لإدخالها من قبل كل قسم على حدة مما يقلل الأخطاء البشرية خاصة في العمليات المالية.
3- سرعة إنجاز المهام: يوفرERP نماذج جاهزة للفواتير وعروض البيع والشراء…إلخ لذا يحتاج الموظف فقط إلى بعض النقرات وإدخال بعض البيانات البسيطة لإنجاز المهام المطلوبة.
4- اتمتة الإجراءات الروتينية: لا يحتاج موظفوك القيام بجميع الإجراءات، يكفي الموافقة على إتمام المهام لتجد سير العمل يسير تلقائيًا.
5- التنبؤ والتخطيط: توفر أفضل أنظمة ERP تقارير عن أداء الموظفين وحركة المبيعات والمخازن والارباح والخسائر مما يساعدك على التنبؤ لما قد يحدث التخطيط واتخاذ قرارات بناء على بيانات دقيقة.
متى تتأكد أنك تحتاج نظام تخطيط الموارد المؤسسية؟
1. الشركة لها أكثر من فرع وتجد صعوبة في إدارة هذه الفروع لكثرة البيانات الإدارية لكل فرع
2. أنت ضمن من يطبق عليهم الفاتورة الالكترونية
3. تحتاج تقارير للأرباح والخسائر وأداء الموظفين
4. شركتك تعتمد على أجهزة نقاط البيع، ولكن بيانات البضائع في المخازن مسجلة في ملفات اكسل وتحتاج لتحديثها وتعديلها كل يوم لتستطيع معرفة الكميات المتاحة في المخازن
5. لا تستطيع متابعة الفواتير المدفوعة وغير المدفوعة لكثرتها وحفظها في أماكن مختلفة على جهاز الحاسب الآلي فتحتاج تجميعها في مكان واحد وتحتاج أيضًا تنبيهات قبل تاريخ استحقاق الفاتورة للتذكير
6. العملاء يشتكون من سوء الخدمة لتأخر الرد عليهم لذا تحتاج إنشاء خارطة عمل لكل عميل، متى تتم المكالمة الثانية، متى يرسل عرض البيع، متى نقوم بعقد اجتماع معًا وهكذا
7. لديك الكثير من الأنظمة لكل قسم وربطها معًا يسبب مشاكل في تدفق البيانات مما يزيد من خطر فقدانها
8. تحتاج ربط قسم المالية بجميع أقسام الشركة لسهولة متابعة الفواتير والمصروفات بينهم
9. لديك العديد من الموظفين غير السعوديين وتحتاج تنظيم تفاصيل الإقامة وتاريخ انتهائها وتاريخ انتهاء جواز السفر وجدولتها
10.تجد صعوبة في حساب مستحقات نهاية الخدمة بإجمالي المرتب الأساسي، وبدل سكن، وبدل انتقالات وفقًا لقانون العمل والعمال السعودي
لماذا يخشى البعض من استخدام ERP؟
تخشى بعض الشركات من استخدام برنامج تخطيط موارد المؤسسات لعدة أسباب أهمها:
1- التكلفة العالية: تتجنب بعض الشركات تكلفة البرنامج خاصة أنه في بعض الأحيان يتطلب ميزانية عالية، ولكن قد يسبب عدم استخدامه خسائر تفوق تكلفة البرنامج مثل فقدان أو سرقة البيانات أو عدم دقتها. ولكن هل هناك طريقة لتجنب التكلفة الكبيرة والخسائر؟ أحيانا تجنب التكلفة الكبيرة يكمن في ضمان عائد الاستثمار وليس الشراء بأقل سعر. ولكن لا تقلق سنخبرك باستراتيجية اختيار نظام ERP الأنسب لإمكانات شركتك.
2- الخوف من فكرة التغيير: يخشى الكثير من فكرة تغيير ما اعتادوا عليه وضمنوا فوائده حتى إذا كان له أضرار. ولكن يزداد الامر سوءا ويزداد الخوف عندما يكون نتيجة التغيير عائد على شركة بأكملها ليس أنت فقط.
3- عدم إمكانية التعديل على النظام: تخشى بعض الشركات من عدم إمكانية التعديل على البرنامج فكل صناعة لها سياساتها الخاصة وايضًا كل شركة لها نظامها. لذا تحتاج الشركات تعديل البرنامج وتخصيصه لتتمكن من الاستفادة منه.
4- الخوف من عدم قدرة موظفيك التعامل مع النظام:
يخشى البعض من عدم قدرة الموظفين من استخدام النظام واللجوء للطرق القديمة التي اعتادوا عليها وبذلك لا يحقق البرنامج الغرض الذي جاء ليحققه لعدم استخدامه.
5- الخوف من شراء البرنامج ثم اكتشاف انه لا يلبي جميع الاحتياجات:
تشتري بعض الشركات البرنامج وتنفذ المشروع بميزانية كبيرة ثم تكتشف بعد فترة من استخدامه أنه لا يلبي جميع احتياجاتها وأنه ايضًا تسبب في حدوث كوارث مالية بسبب بعض الأخطاء في البيانات المالية للشركة.
6- الخوف من حدوث مشاكل غير متوقعة: إذا اشتريت نظامERP ونفذته على خوادم الشركة الخاصة وليس على السحابة، إذن أصبح قسم تقنية المعلومات لديك مسؤول عن النظام أيضًا، وهنا قد تحدث مشاكل في مراكز البيانات لديك تستلزم شركة لحلول تقنية المعلومات.
كيف تتخلص من هذه المخاوف؟
لكي تتجنب أي مشاكل إدارية وتقنية بعد تنفيذ البرنامج تحتاج أن تضع استراتيجية واضحة لاختيار نظام ERP يلبي احتياجات الشركة ويناسب إمكاناتها، وتتضمن هذه الاستراتيجية:
1- تحديد جميع المشاكل التي تواجهها في جميع الأقسام: حدد جميع المشاكل التي تواجهها في قسم المالية والمبيعات والتسويق والمشتريات والتصنيع.
2- تحديد أهداف الشركة: حدد الأهداف المستقبلية للشركة على المستوى العام مثل تحقيق أرباح أعلى وتوسع نطاق الشركة ومواكبة التطورات التكنولوجية في السعودية…إلخ ولكل قسم على المستوى الخاص مثل زيادة عدد المبيعات وخدمة عملاء أفضل، تحسين عملية الشراء من الموردين، الحفاظ على أمن بيانات الشركة، العمل بأنظمة مخصصة للشركات السعودية لسهولة التوافق مع القوانين السعودية.
3- تحديد ميزانية الشركة للبرنامج: حدد الميزانية التي تخصصها الشركة لشراء البرنامج لاختيار البرنامج الذي يناسب إمكانيات الشركة.
4- عائد الاستثمار: تحتاج لتحديد ما إذا كان التحسين الذي يقدمه البرنامج يزيد من الإنتاجية وبالتالي الأرباح
وتحتاج أيضًا لتعرف هل يمكن أن تغطي تكلفة البرنامج ومتى.
5- مدى استيعاب موظفيك للتحول الرقمي: هل موظفيك يتمتعون بالكفاءة التي تسمح لهم بالتأقلم مع النظام بشكل سريع ويستخدمونه جيدًا بعد التدريب أم لا يستطيعون ولا يريدون ذلك من الأساس.
وإذا كانت المشكلة في الخوف من التغيير فلابد أن تقنعهم بأهميته للشركة وأهميته لهم أيضًا حيث يحميهم من الوقوع في أخطاء قد تودي بمكانهم في الشركة.
6- البحث عن برنامج يلبي احتياجاتك والتأكد من ذلك: لا تمل من البحث عن برنامج تتوفر فيه كل متطلبات شركتك أو حتى حلول بديلة تؤدي نفس الغرض. ويجب أيضًا التأكد من ذلك بنفسك. يمكنك أن تطلب اجتماع لشرح البرنامج أو تجربة مجانية لفحص البرنامج بنفسك.
7- البحث عن شريك يعطيك أكثر من حل في اتفاق واحد: كثير الشركات تشتكي من أن الشركات التي تقدم لها خدمة تريد فقط أن تبيع الخدمة حتى إذا كانت لا تلبي احتياجاته لذا ابحث عن شركة تعاملك كشريك ليس مجرد عميل.
يجب أن تختار شريك يفهم طبيعة صناعة شركتك جيدًا ويتمتع بالخبرة على المستوى العملي ليفهم متطلباتك جيدًا وقد يكون أيضًا مستشار لك ويخبرك بما تحتاجه شركتك ولا تحتاجه، تحتاج أيضًا شركة تساعدك على المستوى التقني لأن أي برنامج ERP مرتبط بالخوادم ومراكز البيانات والبنية التحتية ككل إلا إذا كان مستضاف على السحابة وليس لديك. في حالة أنك تستضيف البرنامج لديك فقد تجد مشاكل تستلزم شركة لحلول تقنية المعلومات كما ذكرنا بالأعلى ولذلك حاول أن تبحث عن شركة لا تقدم فقط برنامج ERP بل أيضًا تقدم حلول تقنية المعلومات كمراكز البيانات والأمن السيبراني لتجد نفسك في النهاية تتعامل مع شركة واحدة وليس العديد من الشركات لكل خدمة والعديد من المفاوضات مع كل شركة.
ما هي أفضل برامج ERP المستخدمة في السعودية؟
1- المحاسبي Microsoft Dynamics برنامج
يعتبر Microsoft Dynamics من أشهر برامج موارد التخطيط المؤسسية وهو مقدم من شركة ميكروسوفت، يضم البرنامج التطبيقات التي تحتاجها أي شركة إلا أنه قد لا يناسب ميزانية بعض الشركات.
2- المحاسبي Oracle المحاسبي
تعد أوراكل من أشهر الشركات في السعودية التي تقدم نطاق واسع من خدمات تقنية المعلومات وتقدم نظام ERP الخاص بها والذي يحتوي على جميع التطبيقات مثل المالية والمخازن والموارد البشرية والتصنيع ويسمح بالتعديل عليه ليناسب سياسة الشركة. ولكن يناسب نظام أوراكل الشركات الكبيرة لأنه يحتاج ميزانية عالية.
3- برنامج SAP المحاسبي
برنامج ساب هو من أفضل برامجERP والذي يتضمن أربع جوانب رئيسية وهي العمليات مثل المبيعات والتوزيع، إدارة المواد، المالية مثل المحاسبة المالية، المحاسبة الإدارية، وإدارة رأس المال البشري التدريب، والتوظيف وأخيرا خدمات الشركات مثل إدارة السفر، البيئة.
ولكن هناك بعض العيوب في برنامج ساب وهي أن ميزانيته عالية جدَا لا تناسب إلا الشركات الكبيرة والدولية.
بجانب ميزانيته الكبيرة التي قد تكون أعلى من أوراكل، يحتاج كفاءة عالية وتدريب ضخم ليستطيع موظفيك التعامل معه. كما إنه يستغرق مدة كبيرة لتنفيذه.
4- برنامج Odoo المحاسبي
يعتبر برنامج أودو من أهم برامج ERP ويستهدف نطاق أوسع من الشركات حيث لا يتطلب ميزانية كبيرة مثل جميع البرامج السابق ذكرها ليناسب الشركات الصغيرة والمتوسطة. يشمل برنامج أودو مجموعة كبيرة من التطبيقات مثل المبيعات والتصنيع والموارد البشرية والخدمات والمخازن…إلخ ويتميز بسهولة استخدامه فاتباع بعض الخطوات لاستخدامه قد يفي بالغرض.
تكمن مشكلات برنامج أودو في فشل التواصل مع الدعم الفني والحاجة لكوادر تقنية لإجراء تحديثات البرامج ولكن يمكن حل ذلك من خلال اختيار الشريك الذي يعطيك دعم فني كامل ويتمتع بخبرة في تقنية المعلومات.
ما هي الصناعات التي تحتاج ERP؟
هناك العديد من الصناعات السعودية يخدمها ERP بشكل معين، ولأنه من الصعب حصر جميع الصناعات، قمنا بتقسيم الصناعات بشكل آخر لتنحصر بين تصنيع ومستودع وخدمات.
1- تصنيع:
تحتاج شركات التصنيع برنامج ERP للتحكم الكامل في عملية التصنيع، فمن شاشة واحدة تستطيع:
· إدخال المواد الخام بالكميات المتاحة
· إدخال الماكينات وحساب عدد ساعات عملهم
· حساب المصروفات المباشرة وغير المباشرة
· حساب أجور العمال بالساعة
· إتمام عملية التصنيع
· تسجيل المنتج النهائي
· الحصول على تقارير لحظية كفاءة المعدات وأداء العمال والارباح والخسائر
2- مستودع:
إذا كنت تقوم ببيع أو توزيع بضائع فتحتاج تطبيقات مثل المخازن ونقاط البيع لتستطيع:
· متابعة عمليات نقل البضائع داخليًا وأوامر ارسال واستلام البضائع
· تحديثات لحظية عن مستوى المخازن قبل اتخاذ قرار البيع أو الشراء
· تسجيل الكميات المفقودة من المخازن
· الربط مع أجهزة قراءة الباركود مثل الواي فاي أو البلوتوث
· بربط جهاز نقاط البيع مع نظام الحسابات، يتم تسجيل المدفوعات تلقائيًا فور إتمام عملية الدفع
· تسجيل كل منتج بأنواعه من حيث الحجم واللون بباركودات معينة لسهولة العثور عليها
· الحصول على تقارير وافية بالمنتجات الأكثر مبيعًا والعملاء الأكثر شراءً
3- خدمات:
حتى إذا كنت تقدم خدمات فقط، سوف تساعدك تطبيقات ERP في تسليم المشروعات في مواعيدها المحددة لتحقق رضا العملاء وزيادة الربحية حيث تستطيع:
· تحديد مراحل تنفيذ كل مشروع لتبسيط عرض سير العمل
· توزيع المهام على الموظفين مع تخصيص الوقت اللازم لإتمام كل مهمة
· الاطلاع على كل المشاريع بالمهام الخاصة بكل مشروع وكل ما تحتاجه من بيانات في مكان واحد وبشكل منظم يعطيك رؤية أفضل
· إرفاق المستندات الخاصة بكل مهمة وإضافة التعليقات عليها بسهولة
· مقارنة مدة المشاريع السابقة بالمشاريع القادمة لتقديرمواعيد تسليم المشاريع بدقة أكثر
· الحصول على تقارير لحظية خاصة عن أداء كل مشروع
كل هذه الخدمات هي على سبيل المثال لا الحصر حيث تستطيع ربط التطبيقات الخاصة بطبيعة صناعة شركتك مع التطبيقات الأخرى والحصول على خدمات البرنامج بما يخدم الشركة.
يمثل نظام تخطيط الموارد المؤسسية أهمية كبيرة للشركات السعودية أيًا كان طبيعة صناعتها ولكن لكل شركة احتياجاتها وامكاناتها تضطرها لاختيار نوع معين من البرنامج لذا لابد أن تبدأ الشركات في البحث عن أفضل نوع من البرامج والتأكد من أنه يلبي احتياجاتها الحالية ويوفر المرونة الكافية لتلبية الاحتياجات المستقبلية أيضًا.
