لماذا لا تدير الشركات الصغيرة والمتوسطة عملياتهما مثل الشركات الكبيرة وكيف تحقق ذلك من خلال حلول نظم المعلومات المخصصة لهم؟ 

تحتاج الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى سير عمل واضح لإتمام عملياتها التجارية بدءا من تعاملاتها الداخلية بين أقسام الشركة وتعاملاتها مع العملاء والموردين إلى جمع التقارير بعد إنهاء جميع المعاملات

تسعى الشركات الصغيرة والمتوسطة دائما للنمو، ولكن هذا النمو يتوقف على وجود طريقة للعمل واضحة ومتوافقة مع متطلبات السوق بشكل عام ومتطلبات طبيعة صناة الشركة بشكل خاص، وهناك العديد من الأسباب التي تحول دون تحقيق ذلك هي:   

1- ليس لديها إجراءات واضحة لسير العمل :

قد تعاني الشركات الصغيرة والمتوسطة من عدم وجود رؤية واضحة للإجراءات اللازمة لسير العمل بطريقة عملية صحيحة في كل الأقسام سواء كانت المبيعات، أو إدارة المشاريع، أو المالية، أو المخازن، أو الموارد البشرية.

2- ليس لديها عدد كبير من الموظفين لضمان إجراءات العمل :

   لا تستطيع الشركات الصغيرة والمتوسطة توظيف عدد كبير من الموظفين لعدم توافر الميزانية الكافية لمرتباتهم ومستلزماتهم المطلوبة لإتمام أدوارهم على أكمل وجه. بالإضافة إلى أنه ليس كل الإجراءات تحتاج إلى التدخل البشري لإتمامها؛ فهناك إجراءات تحتاج إلى البرمجيات لضمان درجة أعلى من الدقة والسرعة والكفاءة. فعلى سبيل المثال، تفتقد الشركات عادة دقة دراسة السوق وإعداد التقارير والفواتير التي يمكن أن تتضمن نسبة خطأ قد تودي بمستقبل الشركة. وذلك ليس لضمان الدقة فقط، بل أيضًا لضمان التوظيف الصحيح لمجهود موظفي الشركة، وهو من أهم المشكلات التي تحول دون نمو الشركات الصغيرة والمتوسطة. فعلي سبيل المثال أغلب الموظفين يقضون أغلب أوقاتهم في العمل على الأنشطة الروتينية التي تتضمن تحديثات البيانات لتكون متطابقة بين الأقسام وبعضها، وإعداد التقارير غير الدقيقة، وإعداد قوالب خاصة بالفواتير وأوامر الدفع وما شابه ذلك.

كيف تساعد نظم المعلومات الشركات الصغيرة والمتوسطة في تخطي هذه المعوقات؟

تحتاج هذه الشركات إلى برامج ترسم خطوات سير العمل لكل أقسام الشركة، فتجد تلك الشركات إجراءات واضحة ومنظمة بحيث تترتب كل خطوة على ما يسبقها، ومن ثم نستطيع أن نجزم بأن هذه الشركات تستطيع شراء طريقة عمل واضحة وفعالة وليس مجرد برنامج لتنفيذ عملياتها الإدارية. ومن أهم البرامج التي توفر كل هذه اللإمكانات معا برنامج الموارد المؤسسية. فعلى سبيل المثال يدير نظام الموارد المؤسسية عملية البيع كاملة بدءا من إرسال عروض البيع في قوالبها المناسبة والقابلة للتعديل والتخصيص وفقا لكل منتج أو خدمة إلى أوامر الشراء والبيع وصولًا إلى إصدار الفواتير خصوصا الفواتير الإلكترونية التي فرضتها الحكومة السعودية على كل الشركات بالإضافة إلى معرفة جميع تكاليف المنتجات والخدمات، وإدارة النفقات وعمليات المشتريات المباشرة وغير المباشرة، وتحديد الميزانيات التي يجب أن تضعها الشركة بالتنبؤ والتخطيط والتحليل مما يضمن دقة أعلى لتخطيط أكثر واقعية من حيث ميزانية الشركة ومتطلباتها السنوية والخطوات الجديدة التي تحتاج اتخاذها. وبالطبع تتخلل بين كل هذه الإجراءات إجراءات التواصل مع الأقسام المعنية بالأمر كالمخازن؛ وذلك لضمان عمليات تجارية سلسة ودقيقة تحقق الأرباح المطلوبة، وتحافظ على اسم الشركة وسمعتها بين المنافسين.

يوجد العديد من أنواع برامج الموارد المؤسسية من أهمها برنامج اودو للشركات الصغيرة والمتوسطة الذي صمم خصيصا على أساس: 

  1. مراعاة ميزانية الشركات الصغيرة والمتوسطة
  2. التعديل والتخصيص بما يتناسب مع طبيعة المنتج أو الخدمة التي تقدمها الشركة
  3. زيادة التطبيقات عند الحاجة، فلا تحتاج شراء البرنامج كاملًا، بل تشتري الشركات ما تحتاجه من التطبيقات فقط وزيادتها عند الحاجة فقط

 

Raqmeyat providing Odoo ERP modules and services such as post-implementation services

ومن أقسام الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تحتاج اودو للموارد المؤسسية بشكل كبير هو قسم المحاسبة وذلك لكثرة تفاصيله وأهمية دقة إجراءاته.

فكيف يعمل اودو للشركات الصغيرة والمتوسطة بوصفه برنامجا محاسبيا سحابيا؟

يعتمد برنامج اودو على بيانات الشركة فيقوم بتخزينها وتحديثها تلقائيا واعداد نسخ احتياطي لها للحفاظ عليها، ويستخدم هذه البيانات لأتمتة الاجراءات الحسابية المهمة ومنها  

  1. إنشاء كل ما تحتاجه في معاملاتك المحاسبية بشكل تلقائي، مثل الفواتير وأوامر نقاط البيع والمصروفات المباشرة وغير المباشرة.
  2. إنشاء فواتير إلكترونية مدعمة برمز الاستجابة السريع QR-Code وفقا لمعايير هيئة الزكاة والدخل والضريبة.
  3.  توفير بوابة العملاء لمتابعة الفواتير والدفعات الخاصة بهم

4. الاقتراح التلقائي للدفعات مستحقة القبض فور إنشاء الفاتورة

5. دعم خاصية الدفع عبر الإنترنت باستخدام بطاقات الائتمان

6. دعم الشركات المتعددة بحيث تستطيع دمج جميع الشركات في نفس النظام، مع مراعاة قواعد كل شركة طبيعة صناعتها

7. دعم تعدد العملات بحيث يوفر أودو تحديث أسعار العملات تلقائيًا كل يوم

8. حساب الأرباح والخسائر تلقائيا على أساس التواريخ التي تحددها الشركة بدل من الانتظار لانتهاء السنة

9. سهولة تحديد المصروفات المباشرة وغير المباشرة

بالإضافة إلى ذلك، تحتاج المؤسسات أن تتمكن من استخدام بيانتها المالية في إعداد التقارير لتغطية تقارير إقفال نهاية الشهر، وإقفال ربع السنة، والإقفال السنوي مع متابعة البيانات المالية الأساسية للدخل والنفقات والأرصدة لتوفر رؤية واضحة، مما يساعد في عملية صنع القرارات. ولذلك توفر أودو تقارير وافية على كل ما يخص حسابات الشركة مثل الضرائب والأرباح والخسائر والتدفق النقدي في الوقت الفعلي، بالإضافة إلى تقارير إحصاءات التجارة على مستوى الاقتصاد الدولي.

كيف تطبق الشركات الصغيرة والمتوسطة جميع الخصائص التي تحتاجها للوصول إلى إدارة مالية سلسة ودقيقة؟

 تساعد رقميات الشركات الصغيرة والمتوسطة من خلال تنفيذ الخصائص التي تحتاج الشركات لتوافرها ودمجها مع أنظمتها حسب إمكانات كل شركة واحتياجاتها، وذلك بوصف رقميات شركة تقدم خدمات تقنية المعلومات، وبوصفها شريكا لأودو فمن خدماتها:

  1. تخصيص تطبيقات أودو لتناسب طبيعة عمل الشركة
  2. الاستشارة بأفضل الحلول وأنسبها وفقًا لاحتياجات الشركة وإمكاناتها
  3. توفير مطورين برامج على دراية كاملة باحتياجات كل صناعة
  4. استضافة برنامج أودو على السحابة مع استخدام مراكز بيانات حديثة مصممة بالاستعانة بقاعدة بيانات رائدة على مستوى المجال التقني؛ وذلك لسهولة الدخول عليه في أي مكان وتقليل العبء والجهد الناتج عنه إصلاح النظام باستمرار
  5. تخزين البيانات داخل حدود المملكة العربية السعودية، وهو ما يعرف بالحوسبة السحابية المحلية للتوافق مع قوانين الدولة للحفاظ على بيانات المواطنين
  6. توفير كل حلول الأمن السيبراني عند حاجة الشركة لذلك
Raqmeyat Implementing and configuring all Odoo ERP system

تعتمد هذه الحلول سواء كانت تطبيقات اودو للشركات الصغيرة والمتوسطة أو الخدمات التي تقدمها رقميات على أهداف الشركة في الحصول على معاملات مالية اكثر دقة لتجنب المشكلات والنزاعات المالية إلى اقصى حد وتعتمد أيضًا على إمكانات الشركة والتي يجب على أساسها اختيار الحل الأمثل لتحقق اكبر قدر من الأهداف بالإمكانات المتاحة. 

تواصل مع أحد خبرائنا لتكتشف المزيد عن تطبيقات اودو وكيف نساعدك في تطويعها لطبيعة عملك

عن رقميات

رقميات هي شركة حلول تقنية المعلومات تتمتع بخبرة 20 عامًا ، وتسعى دائما لتمكينك من تحقيق استمرارية الأعمال والنمو المستمر من خلال توفير حلول تقنية معلومات عملية ومُطوعة لاحتياجاتك وأيضًا فعالة من حيث التكلفة.

مقالات أخرى

saudi employees work on erp system to manage and automate processesu
كيف تستخدم نظم المعلومات لأتمتة إدارة الموارد البشرية مع تطويعها للقوانين والتشريعات الخاصة بالمملكة العربية السعودية
كيف تتعامل الشركات السعودية مع قوانين الفوترة الإلكترونية الجديدة

دراسة حالة

التشغيل والصيانة والدعم الفني للخدمات الإلكترونية
خدمات تطوير الويب بدءًا من الدراسة والتحليل وصولًا إلى التنفيذ ودعم ما بعد التنفيذ
تشغيل وإدارة الخدمات الإلكترونية والحاسب الآلي