تسعى الشركات الصغيرة والمتوسطة دائما للنمو، ولكن هذا النمو يتوقف على وجود طريقة للعمل واضحة ومتوافقة مع متطلبات السوق بشكل عام ومتطلبات طبيعة صناة الشركة بشكل خاص، وهناك العديد من الأسباب التي تحول دون تحقيق ذلك هي:
قد تعاني الشركات الصغيرة والمتوسطة من عدم وجود رؤية واضحة للإجراءات اللازمة لسير العمل بطريقة عملية صحيحة في كل الأقسام سواء كانت المبيعات، أو إدارة المشاريع، أو المالية، أو المخازن، أو الموارد البشرية.
لا تستطيع الشركات الصغيرة والمتوسطة توظيف عدد كبير من الموظفين لعدم توافر الميزانية الكافية لمرتباتهم ومستلزماتهم المطلوبة لإتمام أدوارهم على أكمل وجه. بالإضافة إلى أنه ليس كل الإجراءات تحتاج إلى التدخل البشري لإتمامها؛ فهناك إجراءات تحتاج إلى البرمجيات لضمان درجة أعلى من الدقة والسرعة والكفاءة. فعلى سبيل المثال، تفتقد الشركات عادة دقة دراسة السوق وإعداد التقارير والفواتير التي يمكن أن تتضمن نسبة خطأ قد تودي بمستقبل الشركة. وذلك ليس لضمان الدقة فقط، بل أيضًا لضمان التوظيف الصحيح لمجهود موظفي الشركة، وهو من أهم المشكلات التي تحول دون نمو الشركات الصغيرة والمتوسطة. فعلي سبيل المثال أغلب الموظفين يقضون أغلب أوقاتهم في العمل على الأنشطة الروتينية التي تتضمن تحديثات البيانات لتكون متطابقة بين الأقسام وبعضها، وإعداد التقارير غير الدقيقة، وإعداد قوالب خاصة بالفواتير وأوامر الدفع وما شابه ذلك.
تحتاج هذه الشركات إلى برامج ترسم خطوات سير العمل لكل أقسام الشركة، فتجد تلك الشركات إجراءات واضحة ومنظمة بحيث تترتب كل خطوة على ما يسبقها، ومن ثم نستطيع أن نجزم بأن هذه الشركات تستطيع شراء طريقة عمل واضحة وفعالة وليس مجرد برنامج لتنفيذ عملياتها الإدارية. ومن أهم البرامج التي توفر كل هذه اللإمكانات معا برنامج الموارد المؤسسية. فعلى سبيل المثال يدير نظام الموارد المؤسسية عملية البيع كاملة بدءا من إرسال عروض البيع في قوالبها المناسبة والقابلة للتعديل والتخصيص وفقا لكل منتج أو خدمة إلى أوامر الشراء والبيع وصولًا إلى إصدار الفواتير خصوصا الفواتير الإلكترونية التي فرضتها الحكومة السعودية على كل الشركات بالإضافة إلى معرفة جميع تكاليف المنتجات والخدمات، وإدارة النفقات وعمليات المشتريات المباشرة وغير المباشرة، وتحديد الميزانيات التي يجب أن تضعها الشركة بالتنبؤ والتخطيط والتحليل مما يضمن دقة أعلى لتخطيط أكثر واقعية من حيث ميزانية الشركة ومتطلباتها السنوية والخطوات الجديدة التي تحتاج اتخاذها. وبالطبع تتخلل بين كل هذه الإجراءات إجراءات التواصل مع الأقسام المعنية بالأمر كالمخازن؛ وذلك لضمان عمليات تجارية سلسة ودقيقة تحقق الأرباح المطلوبة، وتحافظ على اسم الشركة وسمعتها بين المنافسين.
يوجد العديد من أنواع برامج الموارد المؤسسية من أهمها برنامج اودو للشركات الصغيرة والمتوسطة الذي صمم خصيصا على أساس:
ومن أقسام الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تحتاج اودو للموارد المؤسسية بشكل كبير هو قسم المحاسبة وذلك لكثرة تفاصيله وأهمية دقة إجراءاته.
يعتمد برنامج اودو على بيانات الشركة فيقوم بتخزينها وتحديثها تلقائيا واعداد نسخ احتياطي لها للحفاظ عليها، ويستخدم هذه البيانات لأتمتة الاجراءات الحسابية المهمة ومنها:
4. الاقتراح التلقائي للدفعات مستحقة القبض فور إنشاء الفاتورة
5. دعم خاصية الدفع عبر الإنترنت باستخدام بطاقات الائتمان
6. دعم الشركات المتعددة بحيث تستطيع دمج جميع الشركات في نفس النظام، مع مراعاة قواعد كل شركة طبيعة صناعتها
7. دعم تعدد العملات بحيث يوفر أودو تحديث أسعار العملات تلقائيًا كل يوم
8. حساب الأرباح والخسائر تلقائيا على أساس التواريخ التي تحددها الشركة بدل من الانتظار لانتهاء السنة
9. سهولة تحديد المصروفات المباشرة وغير المباشرة
بالإضافة إلى ذلك، تحتاج المؤسسات أن تتمكن من استخدام بيانتها المالية في إعداد التقارير لتغطية تقارير إقفال نهاية الشهر، وإقفال ربع السنة، والإقفال السنوي مع متابعة البيانات المالية الأساسية للدخل والنفقات والأرصدة لتوفر رؤية واضحة، مما يساعد في عملية صنع القرارات. ولذلك توفر أودو تقارير وافية على كل ما يخص حسابات الشركة مثل الضرائب والأرباح والخسائر والتدفق النقدي في الوقت الفعلي، بالإضافة إلى تقارير إحصاءات التجارة على مستوى الاقتصاد الدولي.
تساعد رقميات الشركات الصغيرة والمتوسطة من خلال تنفيذ الخصائص التي تحتاج الشركات لتوافرها ودمجها مع أنظمتها حسب إمكانات كل شركة واحتياجاتها، وذلك بوصف رقميات شركة تقدم خدمات تقنية المعلومات، وبوصفها شريكا لأودو فمن خدماتها:
تعتمد هذه الحلول سواء كانت تطبيقات اودو للشركات الصغيرة والمتوسطة أو الخدمات التي تقدمها رقميات على أهداف الشركة في الحصول على معاملات مالية اكثر دقة لتجنب المشكلات والنزاعات المالية إلى اقصى حد وتعتمد أيضًا على إمكانات الشركة والتي يجب على أساسها اختيار الحل الأمثل لتحقق اكبر قدر من الأهداف بالإمكانات المتاحة.